Belgelendirme sürecinin yönetimi, bir organizasyonun belgelendirme için gereken adımları başarıyla tamamlamasını ve belgelendirme sürecini etkin bir şekilde yönetmesini içerir. İşte belgelendirme sürecinin yönetimi aşamaları:

1. Hazırlık: Belgelendirme sürecini başlatmadan önce, organizasyonun ilgili standart veya yönetim sistemine uyum sağlaması gerekmektedir. Bu aşamada, standartların gerekliliklerini anlama, politika ve prosedürleri oluşturma, kaynakların tahsis edilmesi gibi önemli hazırlık faaliyetleri gerçekleştirilir.

2. Belgelendirme Kuruluşunun Seçimi: Belgelendirme sürecini yönetecek olan belgelendirme kuruluşunun seçimi önemlidir. Akreditasyonları, uzmanlık alanları, deneyimleri ve itibarları gibi faktörler göz önünde bulundurularak belgelendirme kuruluşu seçilir.

3. Başvuru: Organizasyon, belgelendirme kuruluşuna başvuruda bulunur. Başvuruda, ilgili standart veya yönetim sistemine uyum sağlama durumu, belgelenmesi istenen kapsam, süreçler ve diğer gereklilikler ile ilgili bilgiler sunulur.

4. Belgelendirme Gözden Geçirme: Belgelendirme kuruluşu, organizasyonun başvurusunu değerlendirir ve belgelendirme sürecinin planlaması için bir gözden geçirme yapar. Bu gözden geçirme sürecinde, belgelendirme kapsamı, süreçler, kaynaklar, denetim planı, belgelendirme için gereken belgeler gibi detaylar belirlenir.

5. Denetim: Belgelendirme kuruluşu, organizasyona belgelendirme denetimi yapar. Bu denetimler, organizasyonun standart veya yönetim sistemi gerekliliklerine uygunluğunu ve süreçlerin etkinliğini değerlendirir. Denetimler genellikle bir baş denetim (giriş değerlendirmesi), bir süreç denetimi ve bir kapanış toplantısı içerir.

6. Doğrulama: Belgelendirme kuruluşu, denetim sonuçlarını analiz eder ve uygunluk değerlendirmesi yapar. Organizasyonun belgelendirme için gereken kriterleri karşıladığı tespit edildiğinde, belgelendirme süreci doğrulama aşamasına geçer.

7. Belgelendirme ve Süreklilik: Organizasyon, uygunluk değerlendirmesi sonucunda belgelendirme sertifikasını alır. Bu belge, organizasyonun ilgili standart veya yönetim sistemine uygun olduğunu ve belgelendirme sürecini başarıyla tamamladığını gösterir. Organizasyon, belgelendirme sertifikasını sürekli olarak güncel tutmak için periyodik denetimlere ve gerekliliklerin yerine getirilmesine devam eder.

Belgelendirme sürecinin yönetimi, organizasyonun belgelendirme sürecinde başarılı olmasını sağlamak ve standart gerekliliklerine uyum sağlamak için önemlidir. Belgelendirme kuruluşuyla etkin iletişim, gerekliliklerin anlaşılması ve uygulanması, süreçlerin takibi ve düzeltici önlemlerin alınması, süreklilik sağlamak için önemli adımlardır.